Bursa, 12.12.2013

 

 

Sirküler

( 2013/5 )

 

 

Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’na Göre Defter Tutma ve Tasdik Ettirme Yükümlülüğü

 

            01.07.2012 tarihinde yürürlüğe giren 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’na göre tasdike tabi defterler ve söz konusu defterlere ilişkin tasdik işlemleri aşağıdaki gibidir.

 

            1) Defter Tutması Gerekenler:

 

            a) Vergi Usul Kanunu Açısından Defter Tutması Gerekenler;

 

            Vergi Usul Kanunu’nun 172 nci maddesinde sayılan aşağıdaki gerçek ve tüzel kişiler defter tutmak zorundadırlar.

 

            -Ticaret ve sanat erbabı,

            -Ticaret şirketleri,

            -İktisadi kamu müesseseleri,

            -Dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler,

            -Serbest meslek erbabı,

            -Çiftçiler

 

            b) Türk Ticaret Kanunu Açısından Defter Tutması Gerekenler;

 

            Türk Ticaret Kanunu’nun 64 üncü maddesine göre her tacir defter tutmak zorundadır. Gerçek kişi, bir ticari işletmeyi, kısmen de olsa kendi adına işleten kişiye denir. Tüzel kişi, ticaret şirketleriyle, amacına varmak için ticari bir işletme işleten vakıflar, dernekler ve kendi kuruluş kanunları gereğince özel hukuk hükümlerine göre yönetilmek veya ticari şekilde işletilmek üzere Devlet, il özel idaresi, belediye ve köy ile diğer kamu tüzel kişileri tarafından kurulan kurum ve kuruluşlarda tacir sayılırlar.

 

            c) Damga Vergisi Defteri Tutması Gerekenler;

 

            Damga Vergisi Defteri, bu vergi yönünden “sürekli mükellefiyet” tesis ettirilen kişi ve kurumlar tarafından tutulacaktır.

 

            Sürekli mükellefiyeti zorunlu olan kurumlar:

            1. Katma Bütçeli İdareler

            2. İl Özel İdareleri   ve Belediyeler

            3. Döner Sermayeli Kuruluşlar

            4. Bankalar

            5. Kamu İktisadi Teşebbüsleri

            6. Devlet ve Kamu İktisadi Teşebbüsleri İştirakleri

            7. Özerk Kuruluşlar

            8. Diğer Kamu Kurumları

            9. Anonim Şirketler

 

            Sürekli mükellefiyet tesisi kendi iradelerine bırakılan kişi ya da kurumlar:

            10. 5520 Sayılı Kurumlar Vergisi Kanununa Tabi Diğer Mükellefler

           

            Kooperatifler Dernek ve Vakıflara Ait İktisadi İşletmeler

            11. Kollektif Ve Adi Komandit Şirketler

            12. VUK hükümleri çerçevesinde Bilanço Esasına Göre Defter Tutanlar

            13. VUK hükümleri çerçevesinde İşletme Hesabı Esasına Göre Defter Tutanlar

            14. Serbest Meslek Kazancı Elde Edenler

 

            Yukarıda 10-14. sırada sayılanlar kişi ve kurumlar için  sürekli damga vergisi mükellefiyeti tesis ettirmesi ve böylelikle de defter tutmaları ihtiyaridir. 

 

            2) Tutulması ve Tasdik Edilmesi Gereken Defterler:

 

            a) Vergi Usul Kanunu Açısından Tutulması ve Tasdik Edilmesi Gereken Defterler;

 

            Vergi Usul Kanunu’nun 182 nci maddesine istinaden bilanço usulüne göre tutulması gereken defterler;

           

            -Yevmiye defteri,

            -Defteri kebir, (Tasdiki zorunlu olmayıp, tutulması zorunludur.)

            -Envanter defteri’dir.

           

            Yukarıda sayılanlar dışında Vergi Usul Kanunu’nun ilgili hükümleri gereğince zorunlu tutulanlar işletme defteri, çiftçi işletme defteri, imalat ve istihsal vergisi defteri, nakliyat vergisi defteri, yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri ve serbest meslek kazanç defteri tutulması gerekmektedir.

 

            Vergi Usul Kanunu’nun 220 nci maddesine istinaden tasdik ettirilmesi gereken defterler;

           

            -Yevmiye ve envanter defterleri,

            -İşletme defteri,

            -Çiftçi işletme defteri,

            -İmalat ve İstihsal Vergisi defterleri, (Basit İstihsal Vergisi defteri dahil)

            -Nakliyat Vergisi defteri,

            -Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri,

            -Serbest meslek kazanç defteri,

 

            Bu kanunla cevaz verilen hallerde yukarıda yazılı olanların yerine kullanılacak olan defterler de tasdike tabi olurlar.

 

            Ayrıca sürekli damga vergisi mükellefiyeti tesis ettirilen mükellefler damga vergisi defteri de tasdik ettirmek zorundadırlar.

 

 

            b) Türk Ticaret Kanunu Açısından Tutulması ve Tasdik Edilmesi Gereken Defterler;

 

            Türk Ticaret Kanunu’nun 64 üncü maddesinin 3 ve 4 üncü fıkralarında sayılan defterler;

           

            -Yevmiye defteri,

            -Defteri kebir,

            -Envanter defteri,

            -Pay defteri,

            -Anonim şirketler için yönetim kurulu karar defteri,

            -Limited şirketler için müdürler kurulu karar defteri

            -Genel kurul toplantı ve müzekere defteri’dir.

           

            Yukarıda sayılan defterler aynı madde hükümlerine göre tasdikede tabidirler.

 

            3) Defterlerin Açılış Tasdik Zamanı:

 

            a) Vergi Usul Kanunu Açısından Defterlerin Açılış Tasdik Zamanı;

 

            Vergi Usul Kanunu’nun 221 inci maddesine istinaden kanunda yazılı defterleri kullanacak olanlar, bunları aşağıda yazılı zamanlarda tasdik ettirmeye mecburdurlar:

           

            -Ötedenberi işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda yani Aralık ayında,

            -Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda,

            -Yeni işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlıyarak on gün içinde,

            -Tasdike tabi deftererin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce,

 

            tasdik ettirmeye mecburdurlar. Ayrıca Vergi Usul Kanunu’nun 222 nci maddesine istinaden defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı içerisinde, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenler ise dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar.

 

            b) Türk Ticaret Kanunu Açısından Defterlerin Açılış Tasdik Zamanı;

 

            Türk Ticaret Kanunu’nun 64 üncü maddesinin 3 ve 4 üncü fıkralarında sayılan defterleri kullanacak olanlar, bunları aşağıda yazılı zamanlarda tasdik ettirmeye mecburdurlar:

 

            -Ötedenberi işe devam etmekte olanlar defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onaylarını, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki son ayda,

            -Yeni işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler kuruluş sırasında kullanılmaya başlamadan önce,

 

            tasdik ettirmeye mecburdurlar. Yeterli yaprakları bulunması halinde defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı içerisinde, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenler ise dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar.

 

            -Pay defteri ile genel kurul toplantı ve mükare defterinin yeterli yaprakları bulunması halinde de açılış onayı yaptırmaksızın kullanmaya devam edilebilecektir.

 

            4) Defterlerin Kapanış Tasdik Zamanı:

 

            a) Vergi Usul Kanunu Açısından Defterlerin Kapanış Tasdik Zamanı;

 

            Vergi Usul Kanunu’nunda tutulması zorunlu defterlerin kapanış tasdikine ilişkin herhangi bir ifade bulunmamaktadır.

 

            b) Türk Ticaret Kanunu Açısından Defterlerin Kapanış Tasdik Zamanı;

 

            Türk Ticaret Kanunu’nun 64 üncü maddesinin 3 üncü fıkrasında yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar yaptırılmasının gerektiği belirtilmiştir. Diğer defterlere ilişkin kapanış tasdiki yapılmasına gerek yoktur.

 

            Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defterine de kaydedilebilecektir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır.

 

            5) Defterleri  Tasdik Ettirmemenin Yaptırımları:

 

            a) Vergi Usul Kanunu Açısından Defterleri Tasdik Ettirmemenin Cezası;

 

            Vergi Usul Kanunu’nun 352 nci maddesinin I Derece Usulsüzlükler bölümünün 8 inci fıkrasında “Tasdiki mecburi olan defterlerden herhangi birinin tasdik muamelesinin yaptırılmamış olması (Kanuni sürenin sonundan başlayarak 1 ay geçtikten sonra tasdik ettirilenler tasdik ettirilmemiş sayılır)” halinde birince derece usulsüzlük cezası ile karşı karşıya kalınacaktır Aynı maddenin II Derece Usulsüzlükler bölümünün 6 ncı fıkrasında “Tasdiki mecburi olan defterlerden herhangi birinin tasdik muamelesinin, sürenin sonundan başlayarak bir ay içinde yaptırılmış olması” halinde ikinci derece usulsüzlük cezası ile karşı karşıya kalınacaktır.

 

            Ayrıca Vergi Usul Kanunu’nun 30 uncu maddesinin 3 üncü fıkrasında belirtildiği “Bu kanuna göre tutulması mecburi olan defterlerin hepsi veya bir kısmı tutulmamış veya tasdik ettirilmemiş olursa veya vergi incelemesi yapmaya yetkili olanlara herhangi bir sebeple ibraz edilmezse” re’sen takdir sebebidir.

 

            b) Türk Ticaret Kanunu Açısından Defterleri Tasdik Ettirmemenin Cezası;

 

            Türk Ticaret Kanunu’nun 562 nci maddesinin 1 inci fıkrasının c bendinde belirtildiği üzere “64 üncü maddenin 3 üncü fıkrası uyarınca gerekli onaylamaları yaptırmayanlar” 4.000,00 TL (Dörtbin Türk Lirası) idari para cezasıyla karşı karşıya kalacaklardır.

 

            6) Eletronik Defter Uygulaması:

 

            421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nde açıklandığı üzere aşağıda sayılan mükellef gruplarına elektronik defter tutma uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilmiştir.

            a) 4/12/2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.

            b) 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.

            Bu Tebliğ kapsamındaki mükelleflerden mal veya hizmet alan ve belirlenen hadlerin altında kalan mükelleflerin de istemeleri halinde elektronik defter uygulamalarından yararlanabilecekleri tabiidir.

 

            Elektronik defter tutmak zorunda olan mükellefler ile ihtiyari olarak elektronik defter tutmak isteyen mükellefler;

 

            a) www.edefter.gov.tr internet adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler itibariyle elektronik defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlayacaklardır. Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kağıt ortamında tutamazlar.

 

            b) Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçer.

 

            c) Uygulamadan yararlananlar, aylık dönemler itibariyle oluşturdukları elektronik defterler için, aşağıda yer alan adımları izleyerek berat almak ve bunları istenildiğide ibraz etmek üzere muhafaza etmek zorundadırlar.

 

            i) Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar (Aralık ayına ilişkin defterler gelir vergisi beyannamesinin verilme süresinin sonuna kadar) kendilerine ait güvenli elektronik imza ile imzalar.

            ii) Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verilme süresi sonuna kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.

            iii) İmzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur ve bu dosyalar Elektronik Defter Uygulaması aracılığı ile Baskanlığın onayına sunulur.

            iv) Başkanlık mali mührünü de içeren beratlar elektronik defter tutanlar tarafından indirilerek istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu elektronik defterler ile birlikte muhafaza edilir.

 

            d) Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Ancak, hesap dönemi veya takvim yılı içinde, defterlerini elektronik ortamda olusturmaya başlayanlar, izleyen ilk ayda oluşturacakları elektronik defterlerde, ilgili hesap döneminin başından içinde bulundukları döneme kadar gerçekleştirilen tüm kayıtlara yer vereceklerdir.

 

            e) Elektronik defter tutmaya başladıkları tarih itibariyle eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.

 

            f) Yukarıda sayılan adımların neticesinde oluşturulan elektronik defterler, Başkanlık tarafından onaylanan beratları ile birlikte Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilecektir.

 

            g) Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır. Defterlerini elektronik ortamda tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dahilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdürler.

 

            h) Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlere ait kayıtların bozulması, silinmesi, zarar görmesi, işlem görememesi halleri ile olağanüstü durumların meydana gelmesi halinde, durumu on beş gün içinde Başkanlığa bildirmek ve kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır.

 

            ı) Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlerini oluşturdukları ve muhafaza ettikleri bilgi işlem sistemlerinin haczedilmesi veya bu sistemlere yetkili mercilerce el konulması halinde, durumu en geç üç iş günü içerisinde Başkanlığa bildirmek zorundadır.

 

            j) 67 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Sirküleri’nde yapılan açıklamaya istinaden 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında elektronik defter tutma zorunluluğu bulunan mükelleflerden;

 

            i) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 01.01.2015 tarihinden itibaren,

            ii) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayından önce başvuranların en geç 2014 Aralık ayından başlamak üzere,

            iii) Özel hesap dönemine tabi olanların 01.12.2014 tarihinde önce elektronik defter uygulamasına başvuru yapmaları ve en geç 2014 Aralık ayı içerisinde,

            elektronik defter tutmaya başlamaları gerekmektedir.

 

            Elektronik defter yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin 1/9/2014 tarihi itibariyle elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları gerekmektedir.

 

            Defter tasdikleri konusunda gerekli titizliği göstereceğinizi temenni eder, çalışmalarınızda başarılar dileriz..